تحسين استخدام الشارات: نصائح لزيادة الكفاءة

تبسيط إدارة دورة حياة الشارات لتحسين الكفاءة التشغيلية

أتمتة مسارات عمل إصدار الشارات وتجديدها وإلغائها

عندما تقوم الشركات بأتمتة سير عمل بطاقات الهوية الخاصة بها، فإنها تتخلص من جميع الإدخالات اليدوية المُملّة وخطوات الموافقة البطيئة التي تُعقّد سير العمليات. وبفضل وجود أنظمة مركزية، تُصدر بطاقات الهوية تلقائيًّا فور بدء الشخص العمل، وذلك بفعل محفِّزات برمجيات الموارد البشرية. كما تتم عمليات التجديد في الوقت المحدَّد دقيقًا وفقًا لمتطلبات الامتثال، ويتم إيقاف الصلاحيات فورًا بمجرد انسحاب الشخص من الشركة. والأرقام تتحدث عن نفسها: إذ أفادت العديد من المؤسسات بأن أخطاء إدارة الوثائق والتصاريح انخفضت بنسبة تصل إلى ٦٨٪ تقريبًا بعد تنفيذ هذه الأنظمة. علاوةً على ذلك، ما كان يستغرق أيامًا أصبح يُنفَّذ الآن في غضون دقائق معدودة. وهذا يُحدث فرقًا كبيرًا، لا سيما في الأماكن التي يتغيَّر فيها الكادر الوظيفي بشكل متكرر، لأن الحفاظ على معايير الأمان الملائمة يصبح أسهل بكثير دون أن يُحمَّل المسؤولون عن الإدارة عبئًا مستمرًّا من المعاملات الورقية.

تخفيض زمن التفعيل ومعدلات إعادة الإصدار باستخدام قوالب تستند إلى السياسات

تفرض القوالب المُهيَّأة مسبقًا سير عمل قياسيًّا للسيناريوهات الشائعة:

• الموظفون الجدد : تعبئة أقسام/مستويات الوصول تلقائيًا استنادًا إلى قوالب الأدوار
• فقدان بيانات الاعتماد : إلغاء الصلاحيات بنقرة واحدة مع بروتوكولات إعادة الإصدار المدمجة
• الوصول المؤقت : أذونات محددة زمنيًا مع محفزات انتهاء الصلاحية التلقائية
  تبلغ المنظمات التي تستخدم السياسات القائمة على القوالب عن تسريع دورات التفعيل بنسبة ٧٩٪، وانخفاض عدد عمليات إعادة الإصدار بنسبة ٤٢٪ — مما يقلل التكاليف التشغيلية بمقدار ٧٤٠ ألف دولار أمريكي سنويًا (بينومون، ٢٠٢٣). كما أن اتساق السياسات يقلل من الفجوات الأمنية الناتجة عن الاستثناءات العشوائية.

تعزيز الأمان والاستدامة من خلال استراتيجيات البطاقات الرقمية

تقييم المفاضلات بين البطاقات الرقمية والبطاقات المادية: التكلفة، والتحكم في الوصول، والأثر البيئي

عندما تقرر الشركات الاختيار بين الوثائق الرقمية والوثائق المادية، فإنها غالبًا ما تجد نفسها عالقةً بين مطرقةٍ وسندانٍ. فاعتماد الوثائق الرقمية يعني التخلّي نهائيًّا عن تكاليف الطباعة التي تتراكم مع مرور الوقت (مع توفير يتراوح بين ٣ و٧ دولارات أمريكيّة تقريبًا لكل بطاقة سنويًّا)، إضافةً إلى القدرة على تحديث صلاحيات الدخول عن بُعد في أي وقت يلزم ذلك. أما من الناحية الأخرى، فإن البطاقات المادية تتطلب استبدالها فعليًّا كل مرة تطرأ فيها مشكلة، وهي عملية تستغرق عادةً ما بين ٤ و٧ أيام عمل لإنجازها. ومن الناحية البيئية، فإن التحوّل إلى نظام خالٍ من الورق يُحدث فرقًا كبيرًا أيضًا: إذ تقلّل الأنظمة الرقمية النفايات البلاستيكية بنسبة تصل إلى ٩٠٪ تقريبًا، كما تخفض بشكلٍ ملحوظ البصمة الكربونية المرتبطة بشحن تلك البطاقات وتوزيعها، ثم التخلّص منها في النهاية. ومع ذلك، هناك حالاتٌ تظلّ فيها البطاقات المادية أكثر فاعليةً، لا سيما في الأماكن التي تعاني من اتصال إنترنت غير مستقر أو التي تستخدم معدات قديمة. وبالفعل، فإن أغلب الشركات تنتهي اليوم إلى إيجاد حلٍ وسطٍ ما، حيث تدمج بين كلا النهجين تدريجيًّا مع تطور أنظمتها ونضجها مع مرور الزمن.

التخفيف من المخاطر الناشئة: تخزين بيانات الاعتماد بشكل آمن والمصادقة بدون تلامس

للحفاظ على أمان البيانات الرقمية، نحتاج إلى خيارات تخزين مشفرة مثل وحدات أمان الأجهزة (HSMs) جنبًا إلى جنب مع تقنيات الربط البيومتري التي تمنع النسخ غير المصرح بها. ومع ذلك، فإن المصادقة دون اتصال لها مشكلاتها، وأبرزها هجمات إعادة التوجيه التي يقوم فيها الجناة باعتراض الإشارات بين الأجهزة. ونواجه هذا الخطر باستخدام بروتوكولات تحديد المسافة وفرض حدود زمنية ضيقة على المعاملات. وفيما يتعلق بأنظمة NFC على وجه التحديد، فإن تبادل عملية المصادقة بين البطاقة والقارئ يقلل من محاولات الدخول المزيفة بنسبة تقارب ثلاثة أرباع وفقًا لاختبارات حديثة. كما أن تدوير مفاتيح التشفير بشكل دوري مرة كل ثلاثة أشهر تقريبًا، بالإضافة إلى اشتراط أكثر من وسيلة تحقق عند تغيير الصلاحيات، يُشكّلان خطوط دفاع متعددة ضد الاختراقات. ولا تفي جميع هذه التدابير الوقائية فقط بالمتطلبات المنصوص عليها في معايير ISO/IEC 27001، بل تحافظ أيضًا على سهولة الاستخدام بالنسبة للأشخاص الذين يريدون فقط لمس بطاقاتهم أو هواتفهم والمرور عبر نقاط التفتيش الأمنية بسرعة.

دمج أنظمة الشارات عبر منصات التحكم في الوصول، ونُظُم معلومات الموارد البشرية (HRIS)، ونُظُم إدارة التعلُّم (LMS)

تحقيق التزامن الفوري لإدارة الهوية والصلاحيات الموحَّدة

عندما تُدمج إدارة البطاقات مع أنظمة التحكم في الدخول، وأنظمة معلومات الموارد البشرية، ومنصات إدارة التعلُّم، فإن ذلك يؤدي في الأساس إلى إزالة تلك «العزلة البياناتية» المزعجة التي تعاني منها معظم المؤسسات. ويعني التزامن الفوري أن أذونات الوصول تُحدَّث فورًا عند حدوث أي تغيير في حالة الموظف — كأن ينتقل إلى دورٍ جديد أو يغادر الشركة تمامًا. وبذلك تظل جميع هذه الأنظمة المتصلة متزامنةً مع بعضها البعض. ويؤدي هذا إلى سد الثغرات الأمنية الناتجة عن نسيان المسؤولين تحديث المعلومات يدويًّا، كما يضمن الامتثال الكامل للوائح والسياسات. فعلى سبيل المثال، بمجرد أن يُسجِّل قسم الموارد البشرية انتهاء خدمة موظف ما، يتم تعطيل بطاقات الدخول المادية الخاصة به عبر نظام التحكم في الدخول فورًا تقريبًا، بينما تختفي أيضًا شهادات تدريبه من منصة إدارة التعلُّم (LMS). وقد أظهرت الإحصائيات أن عدد الأخطاء التي يرتكبها المسؤولون انخفض بنسبة تبلغ نحو ٦٠–٦٥٪ بفضل هذا النوع من التكامل، كما يحصل الموظفون الجدد على صلاحيات الوصول إلى المرافق بشكل أسرع بكثير، لأن إتمامهم للتدريبات يتزامن بدقة مع منحهم الصلاحيات الفعلية. علاوةً على ذلك، هناك أمرٌ آخر رائعٌ جدًّا في ربط جميع هذه الأنظمة معًا: إذ يمكن أن تتغير الأذونات ديناميكيًّا تبعًا لتقدُّم التدريب أو اقتراب تاريخ انتهاء الصلاحية للشهادات.

اتخاذ قرارات القيادة باستخدام تحليلات الشارة ورؤى الاستخدام

تقوم أنظمة تحليلات البطاقات التعريفية بتحويل جميع تلك البيانات الأولية إلى معلومات مفيدة لمختصي الأمن الذين يسعون إلى ضمان سير العمليات بسلاسة. وعندما تقوم المؤسسات بتتبع أمور مثل تكرار استخدام البطاقات التعريفية والأماكن التي يزداد فيها تجمع الأشخاص، فإنها تستطيع اكتشاف المشكلات قبل أن تتفاقم وتتحول إلى عقبات كبرى. فعلى سبيل المثال، حقّقت إحدى المرافق التي نفّذت برنامج تحليلات تنبؤية العام الماضي انخفاضاً في تكاليف استبدال البطاقات التعريفية بلغ نحو ٣٨٪ خلال فترة اثني عشر شهراً فقط. واليوم، تعتمد أغلب الشركات على لوحات التحكم التفاعلية لرصد الأنماط في دورات حياة الوثائق التعريفية. وتساعد هذه الأدوات البصرية المسؤولين على تحديد الأوقات التي ستكون فيها عمليات الاستبدال ضرورية، وإدارة الميزانيات بكفاءة أكبر، وتعديل قواعد الوصول عند الحاجة. والهدف الأساسي من كل ذلك هو الحد من حالات الدخول غير المصرح بها المزعجة، مع ضمان توجيه الموارد البشرية المتاحة إلى الأماكن التي تُحتاج إليها فعلاً. ولا ينبغي أن ننسى كذلك التنبيهات الفورية المدمجة مع سجل الاستخدام السابق. إذ يمكن لفرق الأمن الاستجابة بشكل أسرع بكثير لأنماط النشاط المشبوه، ما يعني تحويل الاختراقات المحتملة إلى مجرد يوم عادي آخر في مقر العمل.