Оптимизация использования бейджей: советы по повышению эффективности

Оптимизация управления жизненным циклом бейджей для повышения операционной эффективности

Автоматизация рабочих процессов выпуска, продления срока действия и деактивации бейджей

Когда компании автоматизируют процессы выдачи пропусков, они избавляются от всех утомительных ручных вводов данных и медленных этапов согласования, которые замедляют работу. Благодаря централизованным системам пропуски выдаются автоматически при начале работы сотрудника — это происходит по триггерам из HR-программного обеспечения. Продление действия пропусков осуществляется строго по расписанию в соответствии с требованиями к соблюдению нормативов, а доступ немедленно отключается сразу после увольнения сотрудника. Цифры говорят сами за себя: многие организации сообщают о снижении количества ошибок при управлении удостоверениями примерно на 68 %. Более того, операции, которые ранее занимали дни, теперь обрабатываются всего за несколько минут. Это имеет огромное значение, особенно в организациях с высокой текучестью персонала, поскольку поддержание надлежащих стандартов безопасности становится значительно проще без постоянной бумажной нагрузки на администраторов.

Сокращение времени активации и частоты повторной выдачи пропусков с помощью шаблонов, основанных на политике

Заранее настроенные шаблоны обеспечивают стандартизированные рабочие процессы для типовых ситуаций:

• Новые сотрудники : Автоматическое заполнение отдела/уровней доступа на основе шаблонов ролей
• Утерянные учетные данные : Отзыв в один клик с интегрированными протоколами повторного выпуска
• Временный доступ : Временные разрешения с автоматическим истечением срока действия
  Организации, использующие шаблонизированные политики, сообщают о на 79% более быстрых циклах активации и на 42% меньшем количестве повторных выдач — что снижает операционные расходы на 740 тыс. долларов США ежегодно (Ponemon, 2023). Единообразие политик также минимизирует пробелы в безопасности из-за разовых исключений.

Повышение безопасности и устойчивости за счет стратегий цифровых пропусков

Оценка компромиссов между цифровыми и физическими пропусками: стоимость, контроль доступа и экологическое воздействие

Когда компании выбирают между цифровыми и физическими удостоверениями, они зачастую оказываются в ситуации «между молотом и наковальней». Цифровизация позволяет полностью отказаться от расходов на печать, которые со временем накапливаются (ежегодная экономия составляет около 3–7 долларов США на каждое удостоверение), а также дистанционно обновлять права доступа в любое время по мере необходимости. С другой стороны, при возникновении проблем физические удостоверения необходимо заменять вручную, на что обычно уходит от 4 до 7 рабочих дней. С экологической точки зрения переход на безбумажный формат также даёт значительный эффект: цифровые системы сокращают объём отходов из пластика примерно на 90 % и существенно снижают углеродный след, связанный с транспортировкой всех этих удостоверений и их последующей утилизацией. Тем не менее существуют ситуации, когда физические удостоверения работают лучше — особенно в местах с нестабильным подключением к интернету или при использовании устаревшего оборудования. В настоящее время большинство компаний находят компромиссное решение, комбинируя оба подхода по мере эволюции и совершенствования своих систем.

Снижение возникающих рисков: безопасное хранение учетных данных и защита бесконтактной аутентификации

Для обеспечения безопасности цифровых удостоверений необходимы зашифрованные варианты хранения, такие как аппаратные модули безопасности (HSM), а также методы биометрической привязки, предотвращающие несанкционированное копирование. Тем не менее у бесконтактной аутентификации есть свои проблемы, в первую очередь атаки по ретрансляции, при которых злоумышленники перехватывают сигналы между устройствами. Для борьбы с этим мы используем протоколы ограничения расстояния и устанавливаем строгие временные лимиты на проведение транзакций. В частности, в системах NFC взаимная аутентификация как карточки-пропуска, так и считывателя снижает количество попыток несанкционированного доступа примерно на три четверти, согласно последним испытаниям. Регулярная смена ключей шифрования — примерно раз в три месяца — в сочетании с требованием нескольких форм подтверждения личности при каждом изменении привилегий создаёт несколько уровней защиты от нарушений безопасности. Все эти защитные меры не только соответствуют требованиям стандарта ISO/IEC 27001, но и сохраняют удобство использования для пользователей, которые просто хотят приложить свою карту или смартфон и быстро пройти контрольно-пропускные пункты.

Интеграция систем бейджей через платформы контроля доступа, HRIS и LMS

Обеспечение синхронизации в реальном времени для управления едиными идентификаторами и правами доступа

Когда управление пропусками интегрируется с системами контроля доступа, информационными системами отдела кадров и платформами управления обучением, это фактически устраняет раздражающие «информационные острова», с которыми сталкиваются большинство организаций. Синхронизация в реальном времени означает, что права доступа обновляются немедленно при любом изменении статуса сотрудника — например, при смене должности или увольнении из компании. Все эти взаимосвязанные системы остаются синхронизированными между собой. Благодаря этому исключаются уязвимости в системе безопасности, возникающие из-за человеческого фактора — например, когда ответственные лица забывают вручную обновить данные, — а также обеспечивается соблюдение всех нормативных требований. Возьмём в качестве примера увольнение: как только отдел кадров отмечает сотрудника как уволенного, его физические пропуски практически мгновенно блокируются через систему контроля доступа, а соответствующие сертификаты об окончании обучения исчезают из платформы LMS. Согласно статистике, подобная интеграция снижает количество ошибок, совершаемых администраторами, примерно на 60–65 %; кроме того, новые сотрудники получают доступ к объектам значительно быстрее, поскольку завершение их обучения автоматически согласуется с предоставлением соответствующих прав доступа. Помимо этого, существует ещё одно важное преимущество такой комплексной интеграции: права доступа могут динамически изменяться в зависимости от прогресса обучения или приближения срока истечения действительности сертификатов.

Принятие решений при вождении с помощью аналитики бейджей и данных об использовании

Системы аналитики бейджей берут все эти необработанные данные и преобразуют их в полезную информацию для специалистов по информационной безопасности, которые стремятся обеспечить бесперебойную работу систем. Когда организации отслеживают такие параметры, как частота использования бейджей и места скопления персонала, они могут выявлять потенциальные проблемы задолго до того, как те перерастут в серьёзные трудности. Например, на одном из объектов в прошлом году было внедрено программное обеспечение для предиктивной аналитики — в результате расходы на замену бейджей снизились примерно на 38 % всего за двенадцать месяцев. В настоящее время большинство компаний полагаются на интерактивные информационные панели для выявления закономерностей в жизненных циклах учётных данных. Эти визуальные инструменты помогают администраторам определять моменты, когда потребуется замена бейджей, более эффективно управлять бюджетом и при необходимости корректировать правила доступа. Главная цель — сократить количество неполномочных входов, одновременно обеспечивая рациональное распределение ресурсов персонала там, где они действительно необходимы. И, разумеется, нельзя забывать о системах оповещения в реальном времени в сочетании с историей использования: благодаря им службы безопасности способны оперативнее реагировать на подозрительные паттерны поведения, превращая потенциальные инциденты в безопасность в обычный рабочий день.