Optymalizacja wykorzystania identyfikatorów: wskazówki dotyczące efektywności

Uproszczenie zarządzania cyklem życia identyfikatorów w celu zwiększenia efektywności operacyjnej

Automatyzacja przepływów pracy związanych ze sprawdzaniem, odnawianiem i dezaktywacją identyfikatorów

Gdy firmy zautomatyzują swoje procesy związane z przepustkami, eliminują wszystkie te uciążliwe, ręczne wpisy oraz powolne kroki zatwierdzania, które utrudniają przebieg działań. Dzięki zastosowaniu scentralizowanych systemów przepustki są wydawane automatycznie w momencie rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika – wyzwalane są przez oprogramowanie HR. Odnowienia przepustek odbywają się dokładnie zgodnie z harmonogramem określonym przez wymagania z zakresu zgodności, a dostęp jest natychmiastowo wyłączany po zakończeniu współpracy pracownika z firmą. Liczby również mówią same za siebie: wiele organizacji zgłasza obniżenie liczby błędów w zarządzaniu uprawnieniami o około 68 proc. po wdrożeniu takich systemów. Co więcej, operacje, które dawniej trwały dni, teraz zajmują zaledwie minuty. Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza w miejscach, gdzie personel często się zmienia, ponieważ utrzymanie odpowiednich standardów bezpieczeństwa staje się znacznie łatwiejsze, bez konieczności obciążania administratorów ciągłym obciążeniem biurowym.

Skracanie czasu aktywacji i częstotliwości ponownego wydawania przepustek przy użyciu szablonów opartych na zasadach

Wstępnie skonfigurowane szablony wymuszają znormalizowane przepływy pracy w typowych scenariuszach:

• Nowo zatrudnieni : Automatyczne wypełnianie działu/poziomów dostępu na podstawie szablonów ról
• Utrata poświadczeń : Jednokrotne odwołanie dostępu z zintegrowanymi protokołami ponownego wydawania
• Tymczasowy dostęp : Uprawnienia ograniczone w czasie z automatycznym wygaśnięciem
  Organizacje stosujące polityki oparte na szablonach zgłaszają skrócenie cykli aktywacji o 79% oraz zmniejszenie liczby ponownych wydań o 42% — co przekłada się na roczne obniżenie kosztów operacyjnych o 740 tys. USD (Ponemon, 2023). Spójność polityk minimalizuje również luki bezpieczeństwa wynikające z niestandardowych wyjątków.

Wzmocnienie bezpieczeństwa i zrównoważoności dzięki strategiom cyfrowych brelok

Ocena kompromisów między brelokiem cyfrowymi a fizycznymi: koszty, kontrola dostępu oraz wpływ na środowisko

Gdy firmy decydują między wersjami cyfrowymi a fizycznymi dokumentów, często znajdują się między młotem a kowadłem. Wybór wersji cyfrowej oznacza brak kosztów drukowania, które w czasie się kumulują (oszczędność około 3–7 USD rocznie na każdym identyfikatorze), a także możliwość zdalnej aktualizacji uprawnień dostępu w razie potrzeby. Z drugiej strony, fizyczne identyfikatory trzeba wymieniać ręcznie za każdym razem, gdy wystąpi problem, co zwykle zajmuje od 4 do 7 dni roboczych. Pod względem środowiskowym rezygnacja z papieru również przynosi ogromne korzyści. Systemy cyfrowe zmniejszają odpady plastikowe o około 90 procent i znacząco redukują emisję dwutlenku węgla związaną z transportem tych identyfikatorów oraz ich późniejszym wycofywaniem z użycia. Niemniej jednak istnieją sytuacje, w których lepiej sprawdzają się identyfikatory fizyczne, szczególnie w miejscach z niestabilnym połączeniem internetowym lub starszym sprzętem. Obecnie większość firm znajduje kompromis, łącząc oba podejścia w miarę rozwoju i dojrzewania swoich systemów.

Zapobieganie nowo pojawiającym się zagrożeniom: bezpieczne przechowywanie danych uwierzytelniających oraz zabezpieczenia autoryzacji bezstykowej

Aby zapewnić bezpieczeństwo cyfrowych dokumentów potwierdzających tożsamość, potrzebujemy zaszyfrowanych rozwiązań przechowywania, takich jak moduły bezpieczeństwa sprzętowego (HSM), w połączeniu z technikami wiązania biometrycznego zapobiegającymi nieuprawnionemu kopiowaniu. Autoryzacja bezstykowa ma jednak swoje ograniczenia – głównie ataki typu relay, podczas których osoby trzecie przechwytują sygnały przesyłane między urządzeniami. Radzimy sobie z tym poprzez protokoły ograniczające odległość oraz wprowadzanie ścisłych limitów czasowych dla transakcji. W przypadku konkretnie systemów NFC jednoczesna wzajemna autoryzacja karty dostępu i czytnika zmniejsza liczbę prób uzyskania nieuprawnionego dostępu o około trzy czwarte, według najnowszych testów. Regularna rotacja kluczy szyfrujących – mniej więcej raz na kwartał – w połączeniu z wymogiem stosowania wielu metod weryfikacji przy każdej zmianie uprawnień tworzy wiele warstw ochrony przed naruszeniem bezpieczeństwa. Wszystkie te środki zabezpieczające nie tylko spełniają wymagania określone w standardzie ISO/IEC 27001, ale także zapewniają użytkownikom łatwość obsługi – wystarczy po prostu przyłożyć kartę lub telefon, aby szybko przejść przez punkty kontroli bezpieczeństwa.

Integracja systemów identyfikatorów w platformach kontroli dostępu, HRIS oraz LMS

Osiągnięcie synchronizacji w czasie rzeczywistym w celu zjednoliczonego zarządzania tożsamościami i uprawnieniami

Gdy zarządzanie identyfikatorami (badge’ami) jest zintegrowane z systemami kontroli dostępu, systemami informacyjnymi działu HR oraz platformami do zarządzania nauką (LMS), eliminuje się te uciążliwe „wyspy danych”, które utrudniają funkcjonowanie większości organizacji. Synchronizacja w czasie rzeczywistym oznacza, że uprawnienia są aktualizowane natychmiast po każdej zmianie statusu pracownika – na przykład przy zmianie stanowiska lub całkowitym opuszczeniu firmy. Wszystkie te połączone systemy pozostają ze sobą zsynchronizowane. Dzięki temu zapobiega się lukom w zabezpieczeniach wynikającym z zapomnienia o ręcznej aktualizacji danych oraz zapewnia się zgodność z obowiązującymi przepisami. Weźmy na przykład zwolnienie pracownika: w chwili, gdy dział HR oznaczy osobę jako zwolnioną, jej karty dostępu fizycznego są niemal natychmiast dezaktywowane za pośrednictwem systemu kontroli dostępu, a jednocześnie jej certyfikaty szkoleniowe znikają z platformy LMS. Dane statystyczne wskazują, że dzięki takiej konfiguracji liczba błędów popełnianych przez administratorów spada o około 60–65%. Nowo zatrudniani pracownicy uzyskują dostęp do obiektów znacznie szybciej, ponieważ ukończenie szkoleń automatycznie koreluje się z nadaniem odpowiednich uprawnień dostępowych. Istnieje też kolejna, bardzo korzystna cecha takiej zintegrowanej architektury: uprawnienia mogą dynamicznie zmieniać się w zależności od postępów w szkoleniach lub zbliżającej się daty wygaśnięcia certyfikatów.

Decyzje dotyczące jazdy przy użyciu analizy danych z identyfikatorów i informacji o użytkowaniu

Systemy analityczne do identyfikatorów przetwarzają wszystkie te surowe dane i zamieniają je w przydatne informacje dla działów bezpieczeństwa, które starają się zapewnić płynny przebieg operacji. Gdy organizacje śledzą takie kwestie jak częstotliwość używania identyfikatorów czy miejsca, w których ludzie mają tendencję do gromadzenia się, mogą wykryć problemy zanim staną się poważnymi kłopotami. Weźmy na przykład jedną placówkę, która zeszłego roku wdrożyła oprogramowanie do analiz predykcyjnych – koszty wymiany identyfikatorów spadły tam o około 38% już w ciągu dwunastu miesięcy. Obecnie większość firm polega na interaktywnych tablicach rozdzielczych, aby obserwować wzorce cykli życia uprawnień. Te narzędzia wizualne pomagają administratorom określić, kiedy będą potrzebne wymiany, lepiej zarządzać budżetami oraz dostosowywać zasady dostępu w miarę potrzeb. Cały sens tego rozwiązania polega na ograniczaniu irytujących przypadków nieuprawnionego wstępu i jednoczesnym zapewnieniu, że zasoby personelu trafiają tam, gdzie są naprawdę potrzebne. I nie zapominajmy o alertach w czasie rzeczywistym połączonych z historią wykorzystania. Zespoły ds. bezpieczeństwa mogą reagować znacznie szybciej na podejrzane wzorce aktywności, co oznacza, że potencjalne naruszenia stają się tylko kolejnym dniem pracy.