Optimalisering av merkebruk: Tips for effektivitet

Forenkling av livssyklusstyring av merker for operativ effektivitet

Automatisering av arbeidsflyter for utstedelse, fornyelse og deaktivering av merker

Når bedrifter automatiserer sine badgearbeidsflyter, fjerner de alle de kjedelige manuelle innskrivingene og de trege godkjenningsstegene som hindrer fremdriften. Med sentrale systemer på plass utstedes badger automatisk så snart noen starter i stillingen, takket være utløsere fra HR-programvare. Forlengelser skjer nøyaktig i henhold til tidsfrister knyttet til etterlevelsekrav, og tilgangen deaktiveres umiddelbart så snart en ansatt forlater bedriften. Tallene taler for seg selv: Mange organisasjoner rapporterer om omtrent 68 prosent færre feil i forvaltningen av legitimasjoner etter at disse systemene er blitt implementert. Dessuten reduseres behandlingstiden fra dager til bare få minutter. Dette gjør en stor forskjell, spesielt i miljøer der ansatte kommer og går hyppig, siden det blir mye enklere å opprettholde riktige sikkerhetsstandarder uten å belaste administratorer med konstant papirarbeid.

Redusere tid til aktivering og gjenutstedelse ved hjelp av maler basert på retningslinjer

Forhåndskonfigurerte maler sikrer standardiserte arbeidsflyter for vanlige scenarioer:

• Nye ansatte : Fyll inn avdeling/tilgangsnivåer automatisk basert på roller-maler
• Tapte legitimasjonsopplysninger : Tilbakekalling med ett klikk med integrerte utstedelsesprotokoller
• Midlertidig tilgang : Tidsbegrensede tillatelser med automatisk utløpsutløsere
  Organisasjoner som bruker malbaserte politikker rapporterer 79 % raskere aktiveringsperioder og 42 % færre nyutstedelser—noe som reduserer driftskostnadene med 740 000 USD årlig (Ponemon 2023). Politikkonsistens minimerer også sikkerhetsgap forårsaket av ad-hoc-unntak.

Forbedrer sikkerhet og bærekraft gjennom strategier for digitale merker

Vurdering av forpliktende fordeler og ulemper ved digitale kontra fysiske merker: kostnader, tilgangskontroll og miljøpåvirkning

Når bedrifter må velge mellom digitale og fysiske legitimasjonsdokumenter, finner de ofte seg fastlåst mellom et stort problem og et enda større. Å gå over til digitale løsninger betyr at man slipper trykkostnader som øker over tid (ca. 3–7 dollar i besparelse per legitimasjon hver år), samt muligheten til å oppdatere tilgangsrettigheter på avstand når som helst det er nødvendig. På den andre siden må fysiske legitimasjoner erstattes fysisk hver gang det oppstår et problem, noe som vanligtvis tar 4–7 arbeidsdager å ordne. Fra et miljømessigt perspektiv gjør også overgangen til papirløse systemer en stor forskjell. Digitale systemer reduserer plastavfall med ca. 90 prosent og kutter betydelig ned på karbonavtrykket knyttet til frakt av alle disse legitimasjonene og til slutt kast av dem. Likevel finnes det situasjoner der fysiske legitimasjoner fungerer bedre, spesielt på steder med ustabile internettforbindelser eller eldre utstyr. De fleste bedrifter finner i dag en form for midtvei, og kombinerer begge tilnærmingene etter hvert som deres systemer utvikles og modnes over tid.

Begrensning av nye risikoer: sikker lagring av legitimasjoner og berøringsfri autentisering beskytter

For å holde digitale legitimasjonsdokumenter trygge, trenger vi krypterte lagringsløsninger, som for eksempel maskinvaresikkerhetsmoduler (HSM-er), samt biometriske bindingsteknikker som forhindrer uautoriserte kopier. Kontaktløs autentisering har imidlertid sine problemer, hovedsakelig reléangrep der ondsinnede aktører avlytter signaler mellom enheter. Vi bekjemper dette ved å bruke avstandsbegrensingsprotokoller og sette stramme tidsbegrensninger på transaksjoner. Når det gjelder NFC-systemer spesifikt, reduserer gjensidig autentisering mellom merke og lesere antallet forsøk på ugyldig tilgang med omtrent tre fjerdedeler, ifølge nylige tester. Å rotere krypteringsnøkler regelmessig – ca. en gang hver tredje måned – i tillegg til å kreve flere former for verifikasjon hver gang rettigheter endres, skaper flere forsvarslinjer mot sikkerhetsbrudd. Alle disse beskyttelsesmåtene oppfyller ikke bare kravene i ISO/IEC 27001-standardene, men sikrer også brukervennlighet for personer som bare vil kunne trykke på kortet eller telefonen sitt og raskt passere sikkerhetskontrollpunktene.

Integrering av merkesystemer på tvers av tilgangskontroll-, HRIS- og LMS-plattformer

Oppnåing av sanntidssynkronisering for enhetlig identitets- og tilgangsstyring

Når badgestyring integreres med tilgangskontrollsystemer, HR-informasjonssystemer og læringsplattformer, brytes de irriterende datasilosene ned som plager de fleste organisasjoner. Sanntidssynkronisering betyr at tillatelser oppdateres umiddelbart hver gang noe skjer med en ansatts status – tenk på en person som bytter stilling eller forlater selskapet helt. Alle disse tilkoblede systemene holder seg i trinn med hverandre. Dette forhindrer sikkerhetshull som oppstår når man glemmer å oppdatere ting manuelt, samt sikrer at alt forblir etter regelverket. Ta f.eks. oppsigelse som eksempel: Så snart HR markerer en person som avsluttet, deaktiveres deres fysiske tilgangskort nesten øyeblikkelig via tilgangskontrollsystemet, mens deres opplæringskvalifikasjoner også fjernes fra LMS-plattformen. Vi har sett statistikk som viser ca. 60–65 % færre feil fra administratørers side som følge av denne typen oppsett, og nye ansatte får mye raskare tilgang til anlegg siden deres fullførte opplæring er synkronisert med faktiske tilgangsrettigheter. Det finnes dessuten en annen ganske interessant fordel ved å ha alt sammenkoblet: Tillatelser kan faktisk endres dynamisk avhengig av hvordan opplæringen fremdrives eller når sertifiseringer nærmer seg utløp.

Kjøredetaljer med badge-analyse og bruksinnsikter

Merkeanalyse-systemer tar all den rå dataen og gjør den om til noe nyttig for sikkerhetsansatte som prøver å holde ting i gang uten problemer. Når organisasjoner sporer ting som hvor ofte merker brukes og hvor folk oftest samles, kan de oppdage problemer før de blir store hodebry. Ta for eksempel én anlegg som implementerte prediktiv analyseprogramvare i fjor – deres kostnader for utskifting av merker falt med ca. 38 % over tolv måneder alene. De fleste bedrifter bruker nå interaktive dashboards for å se mønstre i legitimasjoners levetid. Disse visuelle verktøyene hjelper administratorer med å finne ut når utskiftinger vil være nødvendige, administrere budsjettene bedre og justere tilgangsregler etter behov. Målet er å redusere de irriterende uautoriserte inngangene samtidig som man sikrer at personalsressursene brukes der de faktisk trengs. Og la oss ikke glemme de sanntidsvarslingene kombinert med tidligere brukshistorikk. Sikkerhetsgrupper kan reagere mye raskere på mistenkelige aktivitetsmønstre, noe som betyr at potensielle sikkerhetsbrudd blir til bare en vanlig dag på kontoret.