Ottimizzazione dell'uso dei badge: consigli per l'efficienza

Ottimizzazione della gestione del ciclo di vita dei badge per una maggiore efficienza operativa

Automazione dei flussi di lavoro per il rilascio, il rinnovo e la disattivazione dei badge

Quando le aziende automatizzano i propri flussi di lavoro per i badge, eliminano tutti quegli onerosi inserimenti manuali e quelle lente fasi di approvazione che rallentano i processi. Con sistemi centralizzati in atto, i badge vengono rilasciati automaticamente non appena una persona inizia a lavorare, grazie ai trigger integrati nel software delle risorse umane. I rinnovi avvengono puntualmente secondo il calendario stabilito dai requisiti di conformità, e l’accesso viene disattivato immediatamente al termine del rapporto lavorativo con l’azienda. Anche i numeri parlano chiaro: molte organizzazioni segnalano una riduzione degli errori nella gestione dei credenziali pari a circa il 68% dopo aver implementato questi sistemi. Inoltre, ciò che un tempo richiedeva giorni ora richiede soltanto pochi minuti per essere elaborato. Ciò fa una grande differenza, soprattutto in contesti in cui il personale entra ed esce frequentemente, poiché mantenere adeguati standard di sicurezza diventa molto più semplice, senza gravare sugli amministratori con una continua mole di documentazione cartacea.

Riduzione dei tempi di attivazione e dei tassi di rilascio/rinnovo mediante modelli basati su policy

I modelli preconfigurati impongono flussi di lavoro standardizzati per scenari comuni:

• Nuove assunzioni : Compilazione automatica del dipartimento/livelli di accesso in base ai modelli di ruolo
• Credenziali smarrite : Revoca in un clic con protocolli integrati di rilascio ripetuto
• Accesso temporaneo : Permessi con scadenza temporale e attivazione automatica della scadenza
  Le organizzazioni che utilizzano politiche basate su modelli registrano cicli di attivazione più rapidi del 79% e il 42% in meno di riemissioni, riducendo i costi operativi di 740.000 dollari all'anno (Ponemon 2023). La coerenza delle politiche riduce anche al minimo le falle di sicurezza derivanti da eccezioni ad hoc.

Migliorare la sicurezza e la sostenibilità con strategie di badge digitale

Valutazione dei compromessi tra badge digitali e fisici: costo, controllo degli accessi e impatto ambientale

Quando le aziende devono scegliere tra credenziali digitali e fisiche, spesso si trovano in una situazione di difficile scelta. Optare per il digitale significa eliminare i costi di stampa che, nel tempo, accumulano cifre significative (si risparmiano circa 3–7 dollari per ogni badge ogni anno), oltre alla possibilità di aggiornare a distanza i diritti di accesso ogni volta che necessario. D’altra parte, i badge fisici devono essere sostituiti fisicamente ogni qualvolta si verifichi un problema, con tempi di risoluzione che variano generalmente da 4 a 7 giorni lavorativi. Dal punto di vista ambientale, l’adozione di un sistema privo di carta fa una grande differenza: i sistemi digitali riducono infatti i rifiuti di plastica di circa il 90% e diminuiscono in modo significativo l’impronta di carbonio associata alla spedizione di tutti quei badge e, in ultima analisi, al loro smaltimento. Tuttavia, esistono contesti in cui i badge fisici risultano semplicemente più efficaci, in particolare in luoghi con connessioni internet instabili o dotati di apparecchiature obsolete. Oggi la maggior parte delle aziende trova un compromesso, integrando entrambi gli approcci man mano che i propri sistemi evolvono e maturano nel tempo.

Mitigazione dei rischi emergenti: archiviazione sicura delle credenziali e protezioni per l'autenticazione senza contatto

Per mantenere sicure le credenziali digitali, è necessario disporre di opzioni di archiviazione crittografata, come i moduli hardware per la sicurezza (HSM), insieme a tecniche di associazione biometrica che impediscono copie non autorizzate. L'autenticazione contactless presenta tuttavia alcuni problemi, in particolare gli attacchi di tipo relay, nei quali soggetti malintenzionati intercettano i segnali tra i dispositivi. Questo rischio viene contrastato mediante protocolli di misurazione della distanza e l’imposizione di limiti temporali molto stringenti sulle transazioni. Per quanto riguarda specificamente i sistemi NFC, il fatto che sia il badge sia il lettore si autentichino reciprocamente riduce di circa tre quarti i tentativi di accesso fraudolento, secondo recenti test. La rotazione regolare delle chiavi di crittografia — all’incirca ogni tre mesi — unita all’obbligo di utilizzare più forme di verifica ogni volta che vengono modificate le autorizzazioni, crea molteplici livelli di difesa contro le violazioni della sicurezza. Tutte queste misure protettive non solo soddisfano i requisiti stabiliti dagli standard ISO/IEC 27001, ma garantiscono anche un’elevata usabilità per gli utenti che desiderano semplicemente avvicinare la propria carta o il proprio smartphone e superare rapidamente i punti di controllo della sicurezza.

Integrazione dei sistemi di badge tra le piattaforme di controllo accessi, HRIS e LMS

Raggiungimento della sincronizzazione in tempo reale per una gestione unificata dell'identità e delle autorizzazioni

Quando la gestione dei badge viene integrata con i sistemi di controllo accessi, i sistemi informativi delle risorse umane e le piattaforme di gestione dell'apprendimento, si eliminano fondamentalmente quegli scomodi silos informativi che affliggono la maggior parte delle organizzazioni. La sincronizzazione in tempo reale significa che i permessi vengono aggiornati immediatamente ogni volta che si verifica un cambiamento nello stato di un dipendente — si pensi, ad esempio, a un cambio di ruolo o all’uscita definitiva dall’azienda. Tutti questi sistemi interconnessi rimangono perfettamente allineati tra loro. Ciò evita le falle di sicurezza derivanti dall’omissione di aggiornamenti manuali e garantisce nel contempo la conformità normativa. Prendiamo il caso della cessazione del rapporto di lavoro: non appena le Risorse Umane registrano la cessazione, le carte fisiche di accesso vengono disabilitate quasi istantaneamente tramite il sistema di controllo accessi, mentre le credenziali formative scompaiono anche dalla piattaforma LMS. Sono stati rilevati dati statistici che indicano una riduzione degli errori commessi dagli amministratori pari al 60-65% circa grazie a questo tipo di configurazione, e i nuovi assunti ottengono l’accesso agli ambienti lavorativi molto più rapidamente, poiché il completamento della formazione coincide tempestivamente con l’attribuzione effettiva dei diritti di accesso. Inoltre, c’è un ulteriore vantaggio interessante derivante dall’integrazione completa dei sistemi: i permessi possono modificarsi dinamicamente in base al progresso formativo o in prossimità della scadenza delle certificazioni.

Decisioni di guida con analisi dei badge e informazioni sull'utilizzo

I sistemi di analisi dei badge elaborano tutti quei dati grezzi e li trasformano in informazioni utili per il personale addetto alla sicurezza, che cerca di garantire il regolare funzionamento delle operazioni. Quando le organizzazioni monitorano aspetti come la frequenza di utilizzo dei badge e le aree in cui le persone tendono a concentrarsi, possono individuare potenziali problemi prima che si trasformino in inconvenienti rilevanti. Prendiamo ad esempio un impianto che lo scorso anno ha implementato un software di analisi predittiva: i costi legati alla sostituzione dei badge sono diminuiti del 38% circa nell’arco di dodici mesi. Oggi la maggior parte delle aziende fa affidamento su dashboard interattive per visualizzare gli schemi relativi al ciclo di vita dei dispositivi di autenticazione. Questi strumenti visivi aiutano gli amministratori a prevedere quando sarà necessaria una sostituzione, a gestire in modo più efficace i budget e ad adeguare, se necessario, le regole di accesso. L’obiettivo principale è ridurre al minimo gli accessi non autorizzati, assicurando al tempo stesso che le risorse dedicate al personale siano impiegate laddove effettivamente necessarie. E non dimentichiamo gli avvisi in tempo reale abbinati alla storia degli utilizzi precedenti: i team addetti alla sicurezza possono così reagire molto più tempestivamente a schemi di attività sospette, trasformando potenziali violazioni della sicurezza in un semplice episodio quotidiano.