Optimización del Uso de Insignias: Consejos para la Eficiencia

Optimizando la Gestión del Ciclo de Vida de Insignias para una Mayor Eficiencia Operativa

Automatización de flujos de trabajo de emisión, renovación y desactivación de insignias

Cuando las empresas automatizan sus flujos de trabajo para credenciales, eliminan todos esos tediosos registros manuales y lentos pasos de aprobación que retrasan los procesos. Con sistemas centralizados implementados, las credenciales se emiten automáticamente en cuanto una persona comienza a trabajar, gracias a los disparadores integrados en el software de recursos humanos. Las renovaciones se realizan puntualmente según los requisitos de cumplimiento normativo, y el acceso se desactiva inmediatamente tras la salida de una persona de la empresa. Los números también lo confirman: muchas organizaciones informan una reducción de aproximadamente el 68 % en errores de gestión de credenciales tras implementar estos sistemas. Además, lo que antes tardaba días ahora se procesa en cuestión de minutos. Esto marca una gran diferencia, especialmente en entornos donde el personal entra y sale con frecuencia, ya que mantener los adecuados estándares de seguridad resulta mucho más sencillo sin sobrecargar a los administradores con trámites documentales constantes.

Reducción del tiempo hasta la activación y de las tasas de reimposición mediante plantillas basadas en políticas

Las plantillas preconfiguradas aplican flujos de trabajo estandarizados para escenarios habituales:

• Nuevos empleados : Rellenado automático de departamentos/niveles de acceso basado en plantillas de rol
• Credenciales perdidas : Revocación con un solo clic con protocolos integrados de reemisión
• Acceso temporal : Permisos con límite de tiempo y desencadenantes automáticos de caducidad
  Las organizaciones que utilizan políticas basadas en plantillas informan ciclos de activación un 79 % más rápidos y un 42 % menos de reemisiones, lo que reduce los costos operativos en 740 000 USD anuales (Ponemon, 2023). La coherencia de las políticas también minimiza las brechas de seguridad derivadas de excepciones ad hoc.

Mejora de la seguridad y la sostenibilidad mediante estrategias de credenciales digitales

Evaluación de las ventajas y desventajas entre credenciales digitales y físicas: coste, control de acceso e impacto ambiental

Cuando las empresas deciden entre credenciales digitales y físicas, a menudo se encuentran entre la espada y la pared. Optar por lo digital significa no tener más costos de impresión que aumentan con el tiempo (un ahorro de aproximadamente 3 a 7 dólares por gafete cada año) además de la posibilidad de actualizar los derechos de acceso remotamente cuando sea necesario. Por otro lado, los gafetes físicos deben reemplazarse físicamente cada vez que surge un problema, lo cual normalmente lleva entre 4 y 7 días laborables para solucionarlo. Desde el punto de vista ambiental, eliminar el papel también marca una gran diferencia. Los sistemas digitales reducen alrededor del 90 por ciento los desechos de plástico y disminuyen significativamente la huella de carbono relacionada con el envío de todos esos gafetes y su posterior eliminación. Aun así, existen situaciones en las que los gafetes físicos simplemente funcionan mejor, especialmente en lugares con conexiones a internet inestables o equipos antiguos. La mayoría de las empresas terminan encontrando un punto intermedio en la actualidad, combinando ambos enfoques a medida que sus sistemas evolucionan y maduran con el tiempo.

Mitigación de riesgos emergentes: almacenamiento seguro de credenciales y autenticación sin contacto

Para mantener seguras las credenciales digitales, necesitamos opciones de almacenamiento cifrado, como módulos de seguridad hardware (HSM), junto con técnicas de vinculación biométrica que impidan copias no autorizadas. Sin embargo, la autenticación sin contacto presenta ciertos problemas, principalmente los ataques de retransmisión, en los que actores maliciosos interceptan las señales entre dispositivos. Combatimos esto mediante protocolos de delimitación de distancia y estableciendo límites temporales estrictos para las transacciones. En lo que respecta específicamente a los sistemas NFC, el hecho de que tanto la tarjeta como el lector se autentiquen mutuamente reduce los intentos de acceso fraudulento en aproximadamente tres cuartas partes, según pruebas recientes. Rotar periódicamente las claves de cifrado —aproximadamente cada tres meses— y exigir múltiples formas de verificación cada vez que cambian los privilegios crea varias capas de defensa contra las violaciones de seguridad. Todas estas medidas de protección no solo cumplen los requisitos establecidos en las normas ISO/IEC 27001, sino que también mantienen una alta facilidad de uso para las personas que simplemente desean acercar su tarjeta o teléfono y atravesar rápidamente los puntos de control de seguridad.

Integración de sistemas de credenciales en plataformas de control de acceso, sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)

Lograr la sincronización en tiempo real para una gestión unificada de identidades y permisos

Cuando la gestión de credenciales se integra con sistemas de control de acceso, sistemas de información de recursos humanos y plataformas de gestión del aprendizaje, básicamente se eliminan esos molestos silos de datos que afectan a la mayoría de las organizaciones. La sincronización en tiempo real hace que los permisos se actualicen inmediatamente cada vez que ocurre un cambio en el estado de un empleado, por ejemplo, cuando alguien cambia de puesto o abandona la empresa por completo. Todos estos sistemas conectados permanecen sincronizados entre sí. Esto evita las brechas de seguridad provocadas por omisiones al actualizar manualmente, además de mantener todo conforme a las normativas. Tomemos como ejemplo la baja de un empleado: tan pronto como Recursos Humanos marque a una persona como dado de baja, sus tarjetas de acceso físico se desactivan casi de inmediato a través del sistema de control de acceso, mientras que sus credenciales de formación desaparecen también de la plataforma LMS. Hemos visto estadísticas que muestran aproximadamente entre un 60% y un 65% menos de errores cometidos por administradores gracias a este tipo de configuración, y los nuevos empleados obtienen acceso a las instalaciones mucho más rápido, ya que la finalización de su formación coincide con sus derechos reales de acceso. Además, hay algo más bastante interesante sobre tener todo interconectado: los permisos pueden cambiar dinámicamente dependiendo del progreso en la formación o cuando las certificaciones están a punto de expirar.

Toma de decisiones de conducción con análisis de insignias y conocimientos sobre el uso

Los sistemas de análisis de insignias toman todos esos datos en bruto y los convierten en algo útil para los profesionales de la seguridad que intentan mantener todo funcionando sin contratiempos. Cuando las organizaciones registran aspectos como la frecuencia con la que se utilizan las insignias y dónde tienden a concentrarse las personas, pueden detectar problemas antes de que se conviertan en grandes dolores de cabeza. Por ejemplo, una instalación que implementó software de análisis predictivo el año pasado redujo sus costos de reemplazo de insignias aproximadamente un 38 % en solo doce meses. Actualmente, la mayoría de las empresas dependen de paneles de control interactivos para identificar patrones en los ciclos de vida de las credenciales. Estas herramientas visuales ayudan a los administradores a determinar cuándo serán necesarios los reemplazos, gestionar mejor los presupuestos y ajustar las reglas de acceso según sea necesario. El objetivo principal es reducir esas molestas entradas no autorizadas, al tiempo que se garantiza que los recursos del personal se destinen allí donde realmente se necesitan. Y no olvidemos las alertas en tiempo real combinadas con el historial previo de uso: los equipos de seguridad pueden reaccionar mucho más rápidamente ante patrones de actividad sospechosa, lo que significa transformar posibles brechas de seguridad en un día laboral más.