Optimierung der Badge-Nutzung: Tipps für mehr Effizienz

Vereinfachung des Badge-Lebenszyklus-Managements für betriebliche Effizienz

Automatisierung der Workflows für Badge-Ausstellung, -Verlängerung und -Deaktivierung

Wenn Unternehmen ihre Badge-Workflows automatisieren, entfallen all jene mühsamen manuellen Eingaben und langwierigen Freigabeschritte, die den Prozess verzögern. Mit zentralen Systemen werden Badges automatisch ausgegeben, sobald eine Person ihre Tätigkeit aufnimmt – ausgelöst durch Schnittstellen zur Personalsoftware. Verlängerungen erfolgen termingerecht gemäß den Compliance-Anforderungen, und der Zugriff wird unverzüglich deaktiviert, sobald jemand das Unternehmen verlässt. Die Zahlen sprechen für sich: Viele Organisationen berichten nach der Einführung solcher Systeme von rund 68 Prozent weniger Fehlern im Bereich des Credential-Managements. Darüber hinaus reduziert sich die Bearbeitungszeit von mehreren Tagen auf nur noch wenige Minuten. Dies macht insbesondere an Standorten mit häufigem Personalaustausch einen erheblichen Unterschied, da die Einhaltung der erforderlichen Sicherheitsstandards deutlich erleichtert wird – ohne die Administratoren ständig mit Papierkram zu belasten.

Reduzierung der Aktivierungszeit und der Neu-Ausstellungsrate mittels regelbasierter Vorlagen

Vorkonfigurierte Vorlagen gewährleisten standardisierte Workflows für gängige Szenarien:

• Neue Mitarbeitende : Automatische Zuweisung von Abteilung/Zugriffsstufen basierend auf Rollenvorlagen
• Verlorene Zugangsdaten : Ein-Klick-Aufhebung mit integrierten Neuausstellungsprotokollen
• Temporärer Zugang : Zeitlich begrenzte Berechtigungen mit automatischen Ablauftriggern
  Organisationen, die vordefinierte Richtlinien verwenden, berichten über 79 % schnellere Aktivierungszyklen und 42 % weniger Neuausstellungen – was die operativen Kosten jährlich um 740.000 USD senkt (Ponemon 2023). Konsistente Richtlinien verringern zudem Sicherheitslücken, die durch ad-hoc-Ausnahmen entstehen.

Stärkung der Sicherheit und Nachhaltigkeit durch digitale Badge-Strategien

Bewertung der Vor- und Nachteile digitaler gegenüber physischer Badges: Kosten, Zugangskontrolle und Umweltauswirkungen

Wenn Unternehmen zwischen digitalen und physischen Berechtigungsnachweisen entscheiden müssen, befinden sie sich oft in einer Zwickmühle. Digitale Lösungen bedeuten keine Druckkosten mehr, die sich im Laufe der Zeit summieren (jährliche Einsparungen von etwa 3 bis 7 US-Dollar pro Ausweis), sowie die Möglichkeit, Zugriffsrechte bei Bedarf fernzuaktualisieren. Auf der anderen Seite müssen physische Ausweise bei jedem Problem physisch ersetzt werden – was in der Regel 4 bis 7 Arbeitstage dauert, bis das Problem behoben ist. Aus ökologischer Sicht macht der Verzicht auf Papier zudem einen erheblichen Unterschied: Digitale Systeme reduzieren den Kunststoffabfall um rund 90 Prozent und senken deutlich die mit dem Versand all dieser Ausweise sowie deren späterer Entsorgung verbundenen CO₂-Emissionen. Dennoch gibt es Situationen, in denen physische Ausweise einfach besser funktionieren – insbesondere an Standorten mit unzuverlässiger Internetverbindung oder älterer Hardware. Die meisten Unternehmen finden heutzutage einen Mittelweg: Sie kombinieren beide Ansätze, während ihre Systeme im Laufe der Zeit weiterentwickelt und ausgereift werden.

Abmilderung neuartiger Risiken: sicherer Speicher von Zugangsdaten und kontaktlose Authentifizierungssicherheit

Um digitale Berechtigungsnachweise sicher zu halten, benötigen wir verschlüsselte Speicheroptionen wie Hardware-Sicherheitsmodule (HSM) zusammen mit biometrischen Bindungstechniken, die unbefugte Kopien verhindern. Die kontaktlose Authentifizierung weist jedoch Probleme auf, insbesondere Relais-Angriffe, bei denen Angreifer Signale zwischen Geräten abfangen. Dem begegnen wir mit Distanz-Begrenzungs-Protokollen und strengen Zeitlimits für Transaktionen. Bei NFC-Systemen speziell reduziert die gegenseitige Authentifizierung von Badge und Lesegerät gefälschte Zugriffsversuche laut aktueller Tests um rund drei Viertel. Eine regelmäßige Rotation der Verschlüsselungsschlüssel etwa alle drei Monate sowie die Anforderung mehrerer Verifizierungsformen bei Änderungen von Berechtigungen schaffen mehrere Sicherheitsebenen gegen Datenverletzungen. Alle diese Schutzmaßnahmen erfüllen nicht nur die Anforderungen der ISO/IEC-27001-Standards, sondern gewährleisten auch eine einfache Bedienung für Nutzer, die lediglich ihre Karte oder ihr Telefon antippen und schnell durch Sicherheitskontrollen gelangen möchten.

Integration von Badge-Systemen über Zugriffskontroll-, HRIS- und LMS-Plattformen

Echtzeitsynchronisation für ein einheitliches Identitäts- und Berechtigungsmanagement erreichen

Wenn die Badge-Verwaltung in Zugriffskontrollsysteme, HR-Informationssysteme und Lernplattformen integriert wird, beseitigt dies im Grunde jene lästigen Datensilos, die die meisten Organisationen plagen. Die Echtzeitsynchronisierung sorgt dafür, dass Berechtigungen sofort aktualisiert werden, sobald sich der Status eines Mitarbeiters ändert – zum Beispiel wenn jemand in eine andere Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt. Alle diese verbundenen Systeme bleiben miteinander synchron. Dadurch werden Sicherheitslücken vermieden, die entstehen, wenn manuell vergessen wird, Änderungen vorzunehmen, und gleichzeitig bleibt alles konform. Nehmen wir beispielsweise die Kündigung eines Mitarbeiters: Sobald das HR-System eine Person als gekündigt markiert, werden dessen physische Zutrittskarten über das Zugriffskontrollsystem nahezu umgehend deaktiviert, während gleichzeitig seine Schulungszertifikate auch in der LMS-Plattform verschwinden. Statistiken zeigen, dass durch solch eine Integration etwa 60–65 % weniger Fehler von Administratoren gemacht werden, und neue Mitarbeiter erhalten deutlich schneller Zugang zu Einrichtungen, da ihre abgeschlossenen Schulungen direkt mit den tatsächlichen Zugriffsrechten verknüpft sind. Außerdem gibt es noch einen weiteren interessanten Vorteil dieser Vernetzung: Berechtigungen können sich dynamisch ändern, je nach Fortschritt der Schulungen oder wenn Zertifizierungen kurz vor dem Ablauf stehen.

Fahrtsentscheidungen auf der Grundlage von Badge-Analysen und Nutzungseinblicken

Abzeichen-Analyse-Systeme nehmen all diese Rohdaten und verwandeln sie in etwas Nützliches für Sicherheitsfachleute, die dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft. Wenn Organisationen Daten wie die Häufigkeit der Abzeichenverwendung oder die Orte verfolgen, an denen sich Personen häufig ansammeln, können sie Probleme erkennen, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten werden. Nehmen Sie beispielsweise eine Anlage, die letztes Jahr Software für prädiktive Analysen eingeführt hat – allein innerhalb von zwölf Monaten sanken die Kosten für den Ersatz von Abzeichen um rund 38 %. Die meisten Unternehmen setzen heute auf interaktive Dashboards, um Muster im Lebenszyklus von Zugangsberechtigungen zu erkennen. Diese visuellen Tools helfen Administratoren dabei, den richtigen Zeitpunkt für Ersatzmaßnahmen zu bestimmen, Budgets besser zu verwalten und Zugriffsregeln bei Bedarf anzupassen. Das Ziel ist es insgesamt, unerlaubte Zugriffe zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass personelle Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden. Und vergessen wir nicht die Echtzeit-Warnmeldungen in Kombination mit der Historie der bisherigen Nutzung: Sicherheitsteams können so viel schneller auf verdächtige Aktivitätsmuster reagieren – was bedeutet, dass potenzielle Sicherheitsverletzungen zu einem ganz normalen Arbeitstag werden.